Schreinereien nutzen die digitale Zeiterfassung oftmals noch nicht durchgängig, obwohl eine zeitgemäße Zeiterfassung einem modernen Betrieb zahlreiche Vorteile bringt. Wir zeigen Ihnen, welche das sind und welche branchengerechten Lösungen sich hierfür anbieten.
Einheitlich und weiterverwendbar
Ob verpflichtend oder freiwillig, die digitale Erfassung der Arbeitszeit bietet einer modernen Schreinerei viele Vorteile. Bei der manuellen Zeiterfassung benötigt es auch immer eine zusätzliche Lösung, damit die Arbeitnehmenden ihre Zeit dem jeweiligen Projekt zuordnen können. Oftmals kommen hier analoge Listen zur Anwendung. «Die moderne Zeiterfassung kann nicht nur für sich alleine gesehen werden, sondern ist ein Bestandteil der Betriebsdatenerfassung. Die erfassten Daten geben eine direkte Rückmeldung für die Ressourcenplanung und dienen in der Nachkalkulation beispielsweise für die Abrechnung von Regiekosten», sagt Christof Jeker, zuständig für den Vertrieb Mittelland und Zentralschweiz bei der Triviso AG aus Solothurn. Die Daten aus der Zeiterfassung fliessen automatisch in die Lohnbuchhaltung und das Projektmanagement ein, können für die Einsatzplanung und die Kennzahlengewinnung verwendet werden oder geben Auskunft über die aktuelle Personalplanung, Personalverfügbarkeit und Betriebsauslastung. «Obwohl die Ansprüche an eine moderne Zeiterfassung in puncto Präzision und Informationsumfang grösser sind als früher, sollte der Aufwand dafür so gering wie möglich bleiben», sagt Christoph Köbelin, zuständig für das Marketing bei der ComputerWorks AG aus Münchenstein BL. Möglich machen das die Digitalisierung und die damit aufkommenden mobilen Möglichkeiten.
Vom Wochen- zum Tagesrapport
Die Beschleunigung durch die Digitalisierung hat auch einen Einfluss auf die Anwendung der Zeiterfassung in den Schreinereien selbst. «Der Prozess wurde beschleunigt, vom handgeschriebenen Wochenrapport auf eine tägliche Verbuchung der erfassten Zeiten», sagt Marco Russo, Geschäftsführer der Swiss-Soft Solutions GmbH aus Gossau SG. Bei dieser Veränderung gilt es, die Mitarbeitenden mitzunehmen und klar die Vorteile der täglichen Zeiterfassung aufzuzeigen. So sind beispielsweise eine Live-Auslastungsplanung im Betrieb oder die aktuelle Kostenübersicht laufender Projekte auf möglichst aktuelle Zeitdaten angewiesen. Bei der täglichen Erfassung wird meistens am Folgetag kontrolliert, dies hat zur Folge, dass die Mitarbeitenden selbst anschliessend keine Korrekturen mehr in der Zeiterfassung vornehmen können.
Durchgängig genaue Daten
Wenn man beachtet, wie exakt ein moderner Schreinereibetrieb seine Projekt- und Auslastungsplanung in Angriff nimmt, ist es kontraproduktiv, diese anschliessend durch eine ungenaue Zeiterfassung wieder zu verwässern. Hier ist eine offene und einheitliche Kommunikation zentral. «Hier gilt es, ein Bewusstsein dafür zu schaffen, wieso die Zeiten täglich erfasst werden müssen und wofür die Daten anschliessend im Betrieb weiterverwendet werden», sagt Jeker. Auch für die Verrechnung von Regiestunden ist der Schreiner auf möglichst genaue und rapportierte Stunden angewiesen. «Die Kunden von heute erwarten eine Erfassung und Auswertung des Zeitaufwandes in digitaler Form, damit auch die Rechnungsstellung zeitnah erfolgen kann», sagt Köbelin.
Zunehmender Datenaustausch
Die Ansprüche an den Datenaustausch zwischen Produktion und Büro werden in Zukunft noch höher werden. Das bedeutet auch, dass der Bearbeitungsaufwand steigt, obwohl diese Arbeitsschritte für den Schreiner keine direkte Wertschöpfung generieren. «Deshalb wird es in Zukunft nochmals zentraler, dass die Zeiterfassung mit dem jeweiligen ERP, insbesondere der Abwesenheitsplanung und Spesenerfassung, verknüpft ist», sagt Michael Birrer Vertriebsleiter Borm-Informatik AG aus Schwyz. Denn der benötigte Detailgrad der Erfassungen wird ebenfalls zunehmen. «Unter Einhaltung der geltenden Regelungen gilt es, dem Schreiner einen effizienten Ablauf in der Zeiterfassung zu ermöglichen. Die erfassten Stunden müssen möglichst schnell im System verfügbar sein», sagt Russo. Hier spielt die moderne Zeiterfassung über mobile Geräte mit vermehrten Rückmeldungen eine zentrale Rolle.
Kommende Generationen sind sensibler
Die Sensibilisierung des Schreiners für das Thema Zeiterfassung und generell für das Erfassen sowie Auswerten von Betriebsdaten ist vorhanden. «Wir spüren, dass sich in den letzten zwei Jahren etwas beim Schreiner geändert hat. Es ist sozusagen eine Hürde überwunden worden», sagt Birrer. «Moderne Unternehmer wollen die Kennzahlen ihres Betriebes wissen und strategisch einsetzen.» Dadurch werden auch die Mitarbeitenden sensibilisiert. Wird der Mitarbeitende in den Prozess miteinbezogen und erkennt er die Vorteile für seine Arbeit, gibt es praktisch keine Diskussionen betreffend der Notwendigkeit der Datenerfassung. Die zukünftigen Generationen sind zudem sensibler bezüglich Kennzahlen und deren Auswertungen. «Dadurch steigt der Anspruch an die Qualität der erfassten Daten», sagt Jeker.
Die Ansprüche an die Zeiterfassung eines modernen Schreinerbetriebes sind in Sachen Präzision und Informationsumfang gestiegen. Um diese und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sollte der Schreiner den anfallenden Aufwand im Auge behalten und auf durchgängige und branchenorientierte Lösungen zurückgreifen.
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